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Le domaine du secrétariat est très vaste. En effet, une assistante peut très bien travailler dans une petite entreprise (elle sera généralement seule pour gérer l’ensemble des tâches administratives), dans un grand groupe (les assistantes sont plusieurs et travaillent en général pour un service de l’entreprise bien spécifique : juridique, ressources humaines, financier, etc…), pour un artisan, dans un cabinet médical, etc…

Avant de rentrer dans le vif du sujet et de vous parler du métier d‘assistante de gestion, voici quelques chiffres concernant les secrétaires et les assistantes.

En France, le nombre d’assistants(es) est d’environ 800 000 dont 98% sont des femmes ! Chaque année, plus de 20 000 embauches sont réalisées dans le domaine du secrétariat. Le métier d’assistante arrive à la 10ème place du métier le plus recherché ! C’est un métier en perpétuelle évolution et qui a encore de belles années devant lui.

 

De la secrétaire à l’assistante, l’évolution d’une profession

Depuis quelques années, le terme de secrétaire tend à être remplacé par celui d’assistante. En effet, l’image traditionnelle de la secrétaire chargée uniquement des tâches de sténographie et de dactylographie n’est plus d’actualité. Le travail de frappe est ainsi passé de 62% à 20% de leur temps de travail. De nos jours, le terme d’assistante convient donc mieux à celui de secrétaire dans la mesure où l’assistante a vu ses missions évoluées ainsi que ses responsabilités. Elle gère et suit elle-même des dossiers complexes, elle est également en charge de la gestion de projet, sans oublier la gestion administrative nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise.

Dans le processus de recrutement, les dirigeants d’entreprise sont de plus en plus exigeants. Ils sont à la recherche de profils ayant des compétences et des qualités bien spécifiques, par exemple une parfaite maîtrise d’un logiciel de comptabilité ou de paie, ou encore une excellente connaissance de la terminologie médicale ou juridique, etc…

 

Les assistantes généralistes et spécialisées

Quel que soit le type ou la taille de l’entreprise, pour assurer le bon fonctionnement administratif de la société, les chefs d’entreprise ont besoin du savoir-faire et des compétences des assistantes.

Il existerait près de 220 dénominations du métier d’assistante. Comment s’y retrouver ?

On peut distinguer deux types d’assistantes, les généralistes et les spécialisées. Quel que soit le poste occupé, certaines qualités sont indispensables pour exercer le métier d’assistante. En voici quelques-unes : maîtrise des outils informatiques, sens de l’organisation, rigueur, réactivité, discrétion, autonomie, sens de l’écoute, gestion des priorités, etc…

L’assistante généraliste :

  • Elle aura reçu une formation classique comme un BTS Assistant Manager (qui a remplacé le BTS Assistant de Direction) ou un BTS Assistant de Gestion PME-PMI
  • Elle pourra se voir confier un poste d’assistante de gestion, d’assistante administrative, d’assistante de direction, de télésecrétaire, etc…

L’assistante spécialisée :

  • Elle aura reçu une formation classique (BTS Assistant Manager ou BTS Assistant de Gestion PME-PMI), ou spécifique (comme le DUT GEA option Ressources Humaines), mais elle aura suivi des formations complémentaires spécifiques qui viendront enrichir et compléter sa formation initiale dans le domaine du juridique par exemple
  • Elle pourra se voir confier un poste d’assistante de gestion, d’assistante recrutement, d’assistante comptable, d’assistante ressources humaines, d‘assistante juridique, etc…

 

L’assistante de gestion et son rôle au sein de l’entreprise

Pour occuper un poste d’assistante de gestion, il faut aimer l’imprévu, savoir faire face aux urgences, être discrète, être autonome, être très réactive, etc…  Les journées se suivent, mais ne se ressemblent pas !

L’assistante de gestion est véritablement considérée comme le bras droit du dirigeant des petites ou moyennes entreprises.

Pour être reconnue dans son métier, on lui demandera d’être très polyvalente et de savoir gérer une multitude de tâches très variées. Par exemple : l’organisation d’événements, la communication de l’entreprise, la comptabilité (attention : en tant qu’indépendante, l’exercice de la comptabilité est réglementé), la gestion du personnel, la gestion administrative du service commercial et bien d’autres. Pour vous donner une idée plus précise de toutes les tâches qu’accomplit une assistante de gestion, je vous invite à consulter le site internet de STILOW.

L’assistante de gestion joue un rôle très important dans la circulation de l’information au sein de la société. Une bonne communication est indispensable au sein de l’entreprise et permet d’éviter bien des conflits, que ce soit entre les différents services et les collaborateurs ou avec les partenaires extérieurs.

Si comme moi, vous n’aimez pas la routine, mais vous préférez la diversité des tâches à accomplir, le métier d’assistante de gestion est fait pour vous !

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